Dentro de CONTALINK puedes dar de alta tu empresa con la configuración base que ya tenemos predeterminada, esta te permite tener ya un catálogo con base a la información del SAT. O bien, migrar tu catálogo de cuentas, enseguida te explicamos cómo configurarlo.

Puedes personalizar tu catálogo de cuentas migrando tu información desde un archivo XLS/hoja de cálculo Excel. Este archivo XLS puedes armarlo utilizando la plantilla base para que Contalink pueda leer cada cuenta y sus características.

En el siguiente video tutorial te explico cómo trabaja esta herramienta:

DESCARGAR PLANTILLA CATÁLOGO DE CUENTAS-CONTALINK

Crear empresa sin catálogo

Crear una nueva empresa en la plataforma es un proceso muy sencillo, para generar una nueva cuenta ingresa en el MENÚ PRINCIPAL y selecciona la opción EMPRESAS y da clic en el icono NUEVO.

Dentro del formulario ingresa los datos:

RAZÓN SOCIAL: nombre de la empresa.
RFC: es importante marcar esta información sin espacios o guiones, ya que este es el principal filtro por el cual no se muestra la información de tus facturas en el sistema.
FECHA DE INICIO DE OPERACIONES: La fecha utilizada como inicio de operaciones les permitirá indicar a partir de qué fecha se pueden recibir XML en su empresa nueva.

Posteriormente podrás seleccionar el tipo de catálogo que deseas utilizar en tu empresa:

Sin Catálogo: esta opción te permite registrar tu empresa si un catálogo definido, de esta forma podrás subir tu catálogo personalizado utilizando el XML o bien a través de un plantilla en XLS.

Para finalizar da clic en el botón GUARDAR.

Selecciona la empresa que creaste dando clic sobre el nombre o RFC y posteriormente en el MENÚ DE CONFIGURACIÓN podrás encontrar el apartado CONTABILIDAD seguido de CATÁLOGO DE CUENTAS, en esta vista trabajaremos con la migración de tu información.

Preparar plantilla de XLS

Si ya generaste tu empresa y ésta tiene un catálogo de cuentas ya asignado, te muestro enseguida cómo preparar tu catálogo de cuentas utilizando una plantilla base y como borrar tu catálogo actual.

En el MENÚ DE CONFIGURACIÓN podrás encontrar el apartado CONTABILIDAD seguido de CATÁLOGO DE CUENTAS, en esta vista trabajaremos con la migración de tu información. En la parte inferior podrás localizar el botón DESCARGAR, en esta opción puedes obtener la plantilla base para cargar tu catálogo en Contalink en formato XLS para Excel.

Aquí puedes seleccionar :

DESCARGAR XLS: Te permite obtener tu catálogo que actualmente se muestra en pantalla
DESCARGAR PLANTILLA ESTÁNDAR: para obtener el catálogo base del SAT como ejemplo (Anexamos un ejemplo de esta plantilla):
DESCARGAR PLANTILLA CATÁLOGO DE CUENTAS-CONTALINK

El archivo se descargará automáticamente en tu equipo y se mostrará de la siguiente forma. Contiene 4 columnas principales que deberás llenar con tu información:

· Número de cuenta

· Nombre o descripción

· Cuenta padre

· Código agrupador SAT

Borrar catálogo en empresa existente

Si ya generaste tu empresa y ésta tiene un catálogo de cuentas ya asignado, te muestro enseguida como poder eliminarlo y migrar tu nuevo catálogo de cuentas. En el MENÚ DE CONFIGURACIÓN podrás encontrar el apartado CONTABILIDAD seguido de CATÁLOGO DE CUENTAS, en esta vista trabajaremos con la migración de tu información.

Para eliminar tu catálogo de cuentas es importante no tener información ya generada, entre ellas pólizas contables u operaciones de tesorería. En caso de ser así como primer paso elimina esa información y enseguida en esta vista da clic en el botón ELIMINAR CATÁLOGO DE CUENTAS.

En la siguiente vista podrás confirmar la acción y eliminar por completo tu catálogo.

Este proceso revisa que las cuentas actuales no tenga información y borra por completo cada cuenta, en caso de existir información, este mismo recuadro mostrará un mensaje notificando esta información.

Ya que se ha eliminado tu catálogo podrás ver esta ventana completamente en blanco, en la parte inferior se localiza el botón CARGAR CATÁLOGO DE CUENTAS , da clic en esta opción y selecciona CARGAR XLS. En la siguiente vista selecciona tu archivo y da clic en cargar. Contalink comienza por validar tu información y generará tu catálogo de cuentas en pantalla.

NOTA: En caso de presentar algún error por datos incorrectos en tu archivo, te lo mostrará en pantalla para que puedas corregir la información.

Al terminarse de actualizar tu información podrás ver tu catálogo de cuentas en forma de árbol, cada cuenta agrupadora te permite ver a detalle sus cuentas hasta llegar al último nivel. Directo en pantalla podrás editar cada una de tus cuentas y así modificar nombre o características que contenga.

Además en esta misma ventana podrás descargar tu catálogo en formato excel o XML para hacer tu presentación para contabilidad electrónica.

¿Tienes alguna duda? Contacta a tu ejecutivo de cuenta, escríbenos a través de nuestro chat de soporte.