⬅ Regresar al Blog

Despachos contables, ¿por qué migrar a la nube?

Publicado por:
Fecha de publicación: 08/09/2022

No es ningún secreto que la tecnología avanza exponencialmente y que cambia radicalmente nuestros entornos personales y de trabajo. Desde nuestra perspectiva y basándonos en la manera en la que nuestros comportamientos profesionales han ido evolucionando en las últimas décadas, creemos que el debate de si debemos o no actualizarnos y aprender las nuevas herramientas ya no es un debate; la respuesta es inminentemente un “sí”.

La tecnología de almacenamiento en la nube tiene más de una década presente en nuestras vidas y cada vez se va infiltrando más en nuestro día a día. Comenzamos modificando nuestros procesos de almacenamiento y pasamos de guardar nuestros archivos en una USB o un disco duro, a guardarlos en Dropbox, por ejemplo. Algunos pasaron de cuentas bancarias a hoy realizar transacciones con criptomoneadas; e incluso hoy crece el mercado de NFT’s, estas imágenes almacenadas y comerciabas en la red blockchain pero, ¿cómo nos afecta esta tecnología a los contadores?

¿Cómo funciona la nube?

La nube es un formato de almacenamiento en la web, es decir, la información esta guardada en uno o más servidores, no en tu computadora o hardware. El formato lo vemos comúnmente en algunas herramientas de trabajo diarias: Google Drive, Notion, iCloud, etc. y todos estos programas que nos permiten acceder al servidor “la nube”, y desplegar la información en nuestro monitor. Podemos almacenar todo tipo de información, incluso la información fiscal de nuestros clientes como contadores, pero ya hablaremos más al respecto.

¿Hay riesgos?

Entendemos que almacenar nuestra información “fuera de casa” y no sentir que somos los únicos en control de nuestros datos genera incertidumbre. Y sí, existen riesgos como en todo servicio de almacenamiento, pero la nube elimina el riesgo de pérdida de información por daños al hardware, y eso es imperativo al manejar datos, y sobre todo los de nuestros clientes.

Los servicios en la nube están enfocados a proporcionar mecanismos de protección de datos, privacidad y estabilidad. La información normalmente está cifrada de extremo a extremo y muchos servicios en la nube utilizan la red blockchain, tecnología que descentraliza el almacenamiento de información para mayor seguridad.

¿Cómo reducir los riesgos?

1. Verifica la parte legal. En cualquier empresa, incluso en las que no operan en la nube existen diferentes riesgos de diferentes índoles e incluso sobre privacidad de datos. Para prevenir el riesgo y las empresas estar sujetas a proteger al cliente, se realizan contratos legales con los términos condiciones entre ambas partes, así como las consecuencias cuando éstas no se cumplen. Cuando contrates un servidor en la nube, consulta la parte legal. 

2. Verifica el servidor con en el que el servicio en la nube funciona. En el caso del sistema contable en la nube Contalink, su servidor lo provee Amazon. Amazon AWS, almacenamiento que ellos mismos llaman "confiable, escalable y seguro para sus datos". Este almacenamiento es el proveedor de nube más grande del mundo, teniendo como clientes a la NASA y a Tesla, entre muchos otros. Lo que asegura la seguridad del servidor es que opera para millones de usuarios al rededor del mundo y entre ellos se encuentran grandes empresarios con marcas gigantescas. Amazon AWS también cuenta con más estándares internacionales de seguridad cumplidos y certificaciones de conformidad que cualquier otro servidor. Verifica siempre el servidor, ahí está la seguridad de tu información. 

¿Cómo llevar mi despacho contable a la nube?

Un despacho contable digital no solamente significa almacenamiento en la nube. Un despacho puede guardar sus archivos en Drive pero seguir organizando y conciliando esa información en Excel u otros programas de escritorio.

Existen sistemas que llevan a la nube no solamente el almacenamiento, sino la totalidad de procesos del ejercicio contable. E incluso vemos sistemas contables en la nube que se contactan directamente con la nube del SAT para actualizar automáticamente y en tiempo real la información de los contribuyentes.

En el caso de Contalink, por ejemplo, el ejercicio contable se lleva a cabo enteramente en la nube, es decir que entrando al sistema desde cualquier computadora del mundo puedes acceder a tu despacho contable. Estas son algunas de las acciones que Contalink lleva a cabo en la nube:

  • Actualización CFDI’s 4.0 para recibos de nómina.
  • Balanza de comprobación.
  • Contabilización masiva.
  • Emitir recibos de nómina.
  • Conciliación.
  • Auxiliar de cuentas.
  • Contabilización masiva.
  • Reportes administrativos. (Ingresos, egresos, cuentas por cobrar, pagar, complementos de pago, etc.).
  • Emitir notas de crédito, facturas y lista de precios).
  • Auditorías de fin de mes y reportes mensuales.
  • Convertir PDF’s a estados de cuenta.

Trabajar en la nube es proteger nuestra información de trabajo y la de nuestros clientes y asegurar el mantenernos actualizados dentro del mercado. Los clientes cada vez conocen más de la materia contable y exigen servicios más rápidos y más precisos. Migrar nuestro despacho contable a la nube es ofrecer un servicio más completo y avanzado. Migrar nos ofrece mayor diferenciador con la competencia y un valor agregado más atractivo. ¿Te animas?


¿La nube te parece ahora una buena idea?, ¿qué más te gustaría saber?

Para contactarnos y hablar más sobre este o cualquier otro tema, escríbenos a: contacto@contalink.com