Las preguntas adecuadas que debes hacer a los vendedores para contratar el mejor

Como contadores, elegir el sistema contable adecuado es fundamental para el éxito de nuestro trabajo o despacho porque representa no solo la cantidad de tiempo efectivo que ahorremos, sino también parte del valor agregado que ofreceremos para adquirir nuevos clientes. Hay que encontrar un software contable que se ajuste a nuestras necesidades, formas de trabajo y también a los avances tecnológicos que se están desarrollando en el mundo contable.

Si buscas encontrar el programa ideal, debes comenzar por obtener la información correcta. Sigue leyendo y encontrarás las preguntas adecuadas para hacer a los asesores de ventas de las diferentes compañías y obtener las respuestas que te dirán si su producto es o no el que estás buscando. (A demás de la cotización de los servicios, claro).

1. ¿Es automatizado?

Uno de los objetivos principales de los sistemas contables es que ahorren tiempo valioso que puede ser empleado en otras actividades; y esto se logra principalmente automatizando procesos que antes representaban trabajar a mano documento por documento.

Pregunta cuáles son los procesos que vas a poder programar y después solo monitorear sin necesidad de dedicarle el mismo tiempo que antes. Estos son son algunas actividades que ciertos sistemas contables te permiten automatizar:

• Generación de pólizas
• Bajar los xcml automáticamente
• Conciliación bancaria
• Autoclasificación de facturas
• Generador automático del estatus de tus facturas
• Identificador automático de facturas canceladas
• Generador de estados financieros

2. ¿Qué tanto puedo confiar en el sistema?

Si es que la respuesta a la primer pregunta fue un sí, es importante saber el margen de error que existe en todos los procesos que no haremos nosotros personalmente. Al hacer la contabilidad automatizada, por ejemplo, hay que supervisar que los productos generados cuadren y que se generen las pólizas correctas en las cuentas correctas.

Pide que te hablen un poco de los clientes que ya poseen, si han tenido o no un problema en el pasado con este tema y si existe soporte para ayudarte en el proceso.

3. ¿El servidor se cae seguido?

Cuando estemos indagando con un asesor de ventas de un sistema tradicional que se instala en la computadora, preguntar por el servidor es crucial. Si el servidor se cae, no podrás continuar trabajando y si se cae seguido simplemente no es el sistema contable que estás buscando. Aquí podrías aprovechar para preguntar si la instalación viene incluida en el precio o no y si es necesario que un técnico vaya a tu oficina para hacerlo.

Si encuentras un sistema contable en la nube no tendrás que preocuparte por el servidor.

4. ¿Tienen opción en la nube?

Trabajar en la nube tu contabilidad es dejarte de preocupar por servidores o por perder la información de tus clientes; todo está respaldado en servidores digitales y accesibles desde cualquier computadora del mundo.

Aguas con esta pregunta, muchos sistemas ofrecen “sistemas en la nube” pero solamente cuentan con escritorios remotos u otros servicios que, o tienen costos elevados y extras, o no son 100% independientes de tu computadora personal.

5. ¿Qué porcentaje del tiempo ahorra?

Esta es una pregunta que demanda una respuesta concreta y sencilla y que te dará mucha idea del producto que te están ofreciendo. Desde nuestra perspectiva, un sistema que no ofrece como mínimo un ahorro de tiempo del 50%, no es un buen software contable.

6. ¿Cómo se generan los reportes?

En este punto es importante preguntar por el formato en el que uno podrá descargar la información de nuestros clientes para saber si nos facilitará o no la comunicación con ellos. Algunos sistemas como Contalink, incluso permiten que los clientes tengan un usuario y contraseña para que puedan entrar a consultar su información personal en tiempo real.

¿Qué te pareció? Si te gustaría agregar algo que en tu experiencia crees valioso, o tienes alguna otra pregunta en lo que podamos ayudar, escríbenos a: [email protected]