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¿Para qué sirven los sistemas contables?

Publicado por:
Fecha de publicación: 22/08/2022

¿Qué es un sistema contable?

Cuando hablamos de sistemas contables, hablamos del software diseñado para el registro, clasificación, análisis y la utilización de la información contable que un contador puede necesitar en su trabajo. Estamos hablando de un solo sistema capaz de albergar los datos de todas las cuentas que se manejan y de un algoritmo que aprende de nuestros comportamientos para automatizar los procesos contables y optimizar el tiempo y esfuerzo que empleamos. En otras palabras, estos sistemas existen para ahorrarnos tiempo, para brindarnos herramientas contables más centralizadas y efectivas y para almacenar toda la información tanto de nuestros clientes como del SAT.

Un sistema contable también funciona como medio de comunicación efectivo. No solo entre nosotros y la información de todos nuestros clientes encontrada en el portal del SAT, sino también entre nosotros y nuestros clientes. Estos sistemas se encuentran generalmente en la nube, y como todo portal en la nube, uno puede acceder desde cualquier computadora; y así como podemos hacerlo nosotros, también nuestros clientes.

¿Para qué sirve un sistema contable?

Las herramientas brindadas pueden variar según el sistema contable que se está utilizando, algunos de ellos tienen diferentes características y capacidades, pero para este blog pondremos como ejemplo el sistema Contalink. Estas son algunas de las actividades principales (no todas) que se pueden realizar:

  • Actualización CFDI’s 4.0 para recibos de nómina.
  • Balanza de comprobación.
  • Contabilización masiva.
  • Emitir recibos de nómina.
  • Conciliación.
  • Auxiliar de cuentas.
  • Descontabilización masiva.
  • Reportes administrativos. (Ingresos, egresos, cuentas por cobrar, pagar, complementos de pago, etc.).
  • Emitir notas de crédito, facturas y lista de precios).
  • Auditorías de fin de mes y reportes mensuales.
  • Convertir PDF’s a estados de cuenta.

Características principales de un sistema contable en la nube

  • Son fáciles de usar: Las interfaces son siempre amigables con el usuario, comprensibles y han sido estructuradas siguiendo el flujo normal del trabajo y actividades de los contadores.
  • Son rápidos: El objetivo casi siempre es automatizar actividades, ahorrándote hasta un 80% del tiempo de trabajo (en el caso de Contalink). Y sobre todo, aprenden rápido; no te olvides de que funcionan con algoritmos.
  • La información está respaldada: Cuando hablamos de sistemas que funcionan en la nube, todos sus módulos tienen la opción de descargar la información por si se quiere hacer un respaldo. En el caso de Contalink, por ejemplo, toda la información se quedará por 10 años en sus servidores de la nube, incluso cuando esa información no se esté usando por el usuario.

¿Qué no puede hacer un sistema contable?

Muy bien, ahora tenemos un panorama mucho más amplio respecto a lo que estos sistemas pueden hacer por nosotros y aunque sí hay actividades que los sistemas “no pueden” realizar, queremos enfocarnos más bien en las situaciones en las que un sistema contable no es la solución. Muchas veces los sistemas no pueden realizar ciertas funciones porque realmente no es el objetivo de su desempeño.

Hay que tener en cuenta que un sistema contable existe para facilitarnos las tareas cuando un contador maneja varios clientes o cuentas. Entonces no, no recomendamos suscribirse a este tipo de sistemas para llevar la contaduría personal.

Estas herramientas tampoco sustituyen el trabajo de un contador; es decir, alguien sin conocimientos en la materia no podría utilizarlo para realizar la contaduría personal o de alguna institución. Para poder utilizarlos, hay que tener un conocimiento suficiente en la materia contable y su práctica.

Un sistema contable sí puede funcionar para organizar los datos de cuentas de profesionistas de cualquier otra materia, pero sería aprovechar el sistema a un porcentaje muy bajo de su capacidad; así que no recomendamos estas herramientas para ningún profesional que no sea contador.

¿Estás ahora mucho más seguro sobre los sistemas contables?, ¿qué más te gustaría saber?

Para contactarnos y hablar más sobre este o cualquier otro tema, escríbenos a: contacto@contalink.com