Despachos contables, cambiando la oficina por tecnología

Cuando pensamos en los contadores, solemos imaginar a profesionistas que se despiertan temprano, se ponen corbata o tacones y se trasladan para trabajar arduamente en una oficina donde todos se desconectan del mundo de 8 a 6 de la tarde. Pero en este escenario, ¿dónde quedan los hijos?, ¿dónde queda el desarrollo personal, o los igual de productivos pero diferentes ritmos de vida? Parece que el formato laboral actual ignora retos de la vida real y otros aspectos de la cotidianidad. 

No es solo en contaduría, la necesidad de diferentes esquemas y opciones de vida está presente en nuestra profesión y en muchas otras. Si bien el homeoffice impulsado por la pandemia es cada vez más común, hay quienes adoptaron el formato hace ya más de una década. ¿Será esta la nueva modalidad de trabajo para los contadores?

Si quieres emprender un despacho contable y ahorrarte un peso o dos (muchísimos pesos) en la renta de una oficina y otros procesos, sigue leyendo. 

Ana Paola trabajó varios años como consultora en diferentes empresas y siempre dijo que emprender su propio despacho contable no estaba en sus planes pero, “la vida siempre te sorprende”, nos contó mientras relataba cómo inició su despacho contable. El motivante que llevó a Ana a trabajar desde casa hace 12 años fue su hija pequeña. La contadora deseaba pasar tiempo con ella, y estar fuera de casa casi 10 horas no era opción. Entonces, emprender un despacho contable fue el paso a seguir, una opción que hoy le da a Ana Paola más de 70 clientes de todo tipo y 2 empleados a su cargo. 

Beneficios

Ya todos conocemos los beneficios clásicos de trabajar en homeoffice como la reducción en el tiempo de transporte y los costos de oficinas; pero, ¿cuáles otros beneficios existen?

• Tu defines el formato de tu propia productividad. 
• Estar en casa te permite tener periodos de descanso y esparcimiento más enriquecedores. 
• Las metas ya no se miden por horas frente a una pantalla sino por objetivos cumplidos. 
• Poder contratar gente de cualquier parte del mundo. 
• Poder trabajar desde cualquier parte del mundo.
• Y el famosísimo: “Trabajar en pijama.” (Hazlo de vez en cuando. Recuerda que trabajar desde casa no es equivalente a la falta de rutinas, al contrario). 

¿Qué requiere un despacho contable desde casa?

• Un sistema contable digital. Sin uno, sencillamente no podrás reducir tiempos para mejorar la productividad y efectividad. 
• Un Internet bien poderoso.
• Si no realizarás visitas físicas, puedes buscar un sistema contable que tenga información en la nube y tus clientes puedan ingresar a ver reportes de su estatus financiero en tiempo real. 
• Empleados que también trabajen desde casa y que puedan adecuar sus tiempos a los objetivos del despacho. 
• Reducir los tiempos de cada cliente para poder tener más.
• Una buena cafetera, (la necesitarás). 

Despachos contables más humanos (tanto para los clientes como para ti. 

La migración de despachos contables tradicionales a los digitales también está impulsando un cambio y avance en las relaciones humanas que se desarrollan dentro de ellos y con los clientes. Ana Paola ha aprendido mucho sobre prácticas profesionales más humanas y hemos rescatado una lista de todo lo que ella nos contó: 

Humanidad en el despacho

• No tener oficina te permite también apoyar a otras personas que también tienen hijos o que se les complica trabajar en oficina, sobre todo mujeres. Ana Paola nos cuenta que, en su experiencia, la gente a la que se les da este tipo de oportunidades siempre son los más responsables. Tal vez trabajarán y se contactarán en diferentes horarios, pero el trabajo siempre estará hecho. 
• Darle flexibilidad a tu personal va a brindar un sentido común de bienestar. 
• Busca contratar estudiantes, jóvenes. Pedir años de experiencia puede ser violento para los recién egresados y te puede privar a ti de contar con personal con unas fantásticas ganas de aprender. 

Humanidad con los clientes (El periodo de prueba de 3 meses)

• No le tengas miedo a cobrar el precio justo. 
• No es necesario mantener precios por un acuerdo previo. Puedes hacer reajustes en tus cuotas. Ana Paola hace estos reajustes de acuerdo al esfuerzo que realiza con cada cliente y ella nos asegura que ningún cliente decidió dejar de trabajar con ella. Ana nos cuenta que, si alguno decide irse, no sería negativo; de hecho, seguir con la relación laboral no sería rentable. Puedes justificar el aumento de precios, los precios de los insumos suben, hay cuentas que requieren más trabajo que antes, etc. 
• No olvides que pagar impuestos, al final, es responsabilidad de tu cliente, no del su contador. Una vez que por tu parte las determinaciones y la contabilidad están hechas, tu trabajo está hecho. Por esto, Ana Paola recomienda hacer una requisición de información mensual con pendientes, faltas y recomendaciones. 
• Para un contador, el trabajo es mucho más sencillo cuando el cliente está organizado y le dedica tiempo a la administración de su negocio. ¿Cómo encontrar clientes organizados? Ana Paola establece al inicio una propuesta de precios y trabajo, y después inicia un periodo de 3 meses en los que ella ve si el precio fijado suficiente para el trabajo específico que el cliente requiere o no. Si es más, ella decide subirlo al terminar esos 3 meses y ellos pueden decidir si se quedan con ella, o no. Es honesto revalidar y darse el periodo de prueba, e incluso también para que el cliente considere si le gusta tu trabajo.
• Pide anticipo del 50% al principio y el 50% restante al final de que el trabajo esté hecho. 

Al final, trabajar desde casa es una decisión propia y el formato puede no ser de funcionalidad para todos o cualquier despacho, pero creemos que puede facilitarle la vida a muchos profesionistas. Así que si tienes la intención de probarlo y emprender tu propio despacho contable, tal vez esta sea la señal para comenzar. ¡Adelante!