Un sistema contable y todo lo que hay que saber
¿Qué es un sistema contable?
Un sistema contable es todo aquel software que tanga las herramientas necesarias para que un contador pueda llevar a cabo sus actividades de manera más sencilla, rápida y eficiente. Se busca que un sistema contable sea una estructura organizada que permita registrar toda la información con la que el contador está trabajando con sus clientes. Se busca también que le permita analizar esa información, utilizarla en sus procesos y de igual manera evaluarla y así brindar un mejor servicio a sus clientes.
Un sistema contable también busca optimizar los procesos de los contadores ahorrándoles tiempo y esfuerzo, de manera que puedan destinarle mayor y mejor atención a otras actividades que puedan ayudarlos a crecer como profesionistas. Estos son los valores agregados que, como contadores, nos permiten mejorar la calidad de nuestros servicios, obtener más clientes y así despegar de manera financiera.
¿Cómo escojo un sistema contable?
Un sistema contable puede ser elegido de muchas y diferentes maneras. Pero desde nuestra perspectiva, las características que debemos buscar tienen que ver con el ahorro de tiempo y con la cantidad de programas que debes instalar en tu computadora. En el mercado existen muchas opciones, pero es importante recalcar que no todas tienen las mismas herramientas, no todas tienen los mismos tiempos de carga y sobre todo, muchas te hacen descargar varios y pesados programas en la computadora. Un sistema contable eficiente es aquel que para empezar, posee toda la información necesaria en la nube. Un sistema contable en la nube te permite estar casi en cualquier parte del mundo y, con solo contar con conexión a Internet, ya puedes acceder a tu información y comenzar a trabajar. Recuerda buscar uno que tenga conexión directa con el SAT, de esta manera la información de todos tus clientes se estará actualizando de manera inmediata y en tiempo real para que tu trabajo esté al día y sepas las necesidades de tus cuentas en todo momento y en todo lugar.
¿Cuáles son los mejores sistemas contables?
Encontrar los mejores sistemas contables en nuestro país puede ser una tarea bastante complicada debido a la enorme demanda que se tiene actualmente por la cantidad de contadores que ejercen y también por la amplia gama de opciones que se tiene dentro del mercado. Existen opciones como Aspel, Contpaq, Miskuentas, Contalink, o Intuit pero estos paquetes varían mucho en precios, en las herramientas y características que ofrecen y también en la rapidez con la que se puede entrar al sistema y con la que te atienden. Por eso creemos que, cuando se trata de elegir el sistema que contrataremos y el que nos acompañará en cada una de nuestras actividades como contador, el mejor servicio dentro de los mejores sistemas contables es aquel que funcione en la nube y que nos permita trabajar desde cualquier parte del mundo. También creemos que un aspecto sumamente importante a considerar es el servicio que el equipo te puede brindar para entender cómo es que funciona el sistema, si es que tienes algún problema mientras lo estás utilizando y que te enseñen a sacarle el mayor provecho a la herramienta. Sabemos que elegir un sistema contable no es tarea fácil, pero con un poco de información y tal vez solicitando algún demo, tomarás la decisión más acertada y correcta para ti.
¿Los sistemas contables son lo mismo que un sistema de información contable?
Sí, un sistema de información contable sí es lo mismo que los sistemas que estuvimos hablando con anterioridad. Dentro de estas herramientas virtuales tan poderosas que los contadores poseen existen muchos y diferentes nombres para llamarlos y es importante conocerlos para saber buscar el que mejor se acomode a nuestras necesidades. Podemos también escuchar de estos sistemas como software contable, o como sistemas de contabilidad electrónica y con todos estos nombres nos referimos al mismo servicio. Pero cuidado, no porque tengan las mismas características significan que todos van a estar almacenados en la nube o en algún servidor que te permita trabajar desde cualquier computadora. Cuando busques el indicado, asegúrate de encontrar un sistema contable en la nube.
¿Son caros los sistemas contables?
Muchos sistemas contables en la nube no lo son precisamente porque no te piden descargar programas pesados; pero debemos tomar en cuenta que la inteligencia y software detrás de una herramienta tan poderosa y eficiente para nosotros como contadores es una inversión importante y necesaria. Normalmente estos servicios se presentan a los clientes como un servicio de paga mensual, una subscripción a la que uno se suscribe para poder utilizar el programa cada que lo desee. Los precios varían mucho, sobre todo dependiendo del tipo de programa que hemos contratado, pero estamos hablando de que, por mucho que el precio cambie, estarán normalmente por debajo de los mil pesos mexicanos mensuales. Los sistemas contables en la nube sustituyen hoy en día a una gran cantidad de herramientas, programas y recursos por separado que antes los contadores tenían que comprar o contratar por diferentes y más grandes sumas de dinero. Gracias a estos softwares, un contador hoy puede depender de una sola herramienta para realizar la mayoría de sus tareas del día a día. Los contadores deben mantenerse actualizados tanto en sus servicios y conocimientos, como en la tecnología que utilizan y en los sistemas digitales que les ofrecen a sus clientes.
El sistema contable de una empresa
El sistema contable de una empresa y los despachos contables son hoy en día una de las herramientas más importantes y efectivas que los miembros del equipo de finanzas y contaduría pueden y deberían tener. Uno de los principales beneficios de este tipo de sistemas es la rapidez y la optimización que brindan. De la noche a la mañana las actividades se pueden automatizar y entonces es mucho más sencillo trabajar con un número grande de cuentas o clientes sin tener que emplear demasiado tiempo. Cuando los procesos son los mismos para todos los clientes que un contador está llevando, mecanizar operaciones es una tarea clave para el éxito de las instituciones. El sistema contable de una empresa es entonces pieza fundamental en el despertar y crecimiento financiero de cualquier organización ya sea grande o pequeña y es por eso por lo que, desde nuestra perspectiva, invertir en un sistema contable es imperativo.
Los sistemas contables en México
Los sistemas contables en México se adaptan a las necesidades, regulaciones y prácticas contables de nuestro país. Normalmente este tipo de softwares se vinculan con los servicios de administración tributaria de cada país y de esta manera es que pueden descargar la información fiscal de cada contribuyente y fungir como una de las principales herramientas para el contador. Como mencionamos con anterioridad, en México hay una gran variedad de estos sistemas que ya están adaptados a las leyes y prácticas mexicanas. Antes dentro de este artículo hablábamos de Aspel, de Contpaq, de Miskuentas, de Contalink o de Netsuite. Nosotros recomendamos ampliamente optar por alguna de estas opciones debido al vínculo que tienen con el SAT y la manera en la que pueden bajar la información de manera inmediata y actualizando la información de los clientes día con día. Entre estas herramientas para el contador, nos damos cuenta de que algunas de estas marcas cobran por aparte los servicios extras que ponen a disposición del contador. Nosotros te sugerimos que, antes de elegir uno, contratarlo y comenzar tu subscripción, te asegures de las herramientas que habilitarán para tu uso por la mensualidad que te están ofreciendo y preguntar cuáles son los servicios que podrás utilizar solo si pagas cuotas extras.
¿Qué software utilizan los contadores para llevar el registro contable?
Son varios los sistemas contables que los contadores utilizan y que actualmente están lidereando el mercado. Pero como te podrás dar cuenta, ya hablamos mucho sobre los diferentes sistemas que están en el mercado y las características que debes de identificar para conocer cuál es la mejor opción para ti. Es por eso que ahora queremos abordar que no importa cuál sea el sistema para realizar un registro contable que elijas, podrás convertirte en un excelente contador siempre y cuando sepas aprovechar las herramientas que tengas y siempre y cuando te mantengas con ganas de aprender, con ganas de ser mejor y mantenerte actualizado. Es importante que todos los contadores se mantengan siempre en continuo aprendizaje, que entren a diplomados, cursos y que siempre escuchen las necesidades de sus clientes y sepan cuando es momento de modificar algún proceso o de ofrecer a sus cuentas algún nuevo servicio. El flujo de información de un sistema contable no va a servir de nada si el contador que está a cargo de analizar, evaluar y usar esa información no lo está haciendo de la mejor manera. Para seguir aprendiendo o investigando, puedes consultar el material del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. https://imcp.org.mx/publicaciones/revista-cp/
¿Para qué sirve el sistema de información contable?
Esta es una pregunta que nos podemos estar haciendo a nosotros mismos muy seguido “¿para qué sirve el sistema de información contable?, e incluso podríamos estárnoslas haciendo una vez que ya contratamos un sistema contable, pero es importante mantener en mente que el invertir en uno, el usarlo e integrarlo en nuestras actividades diarias como contadores y la práctica que esto nos dará, será suficiente para entender para qué sirve y saber usarlo de forma correcta. Mantente atento ya que en nuestro siguiente blog explicaremos a detalle para qué sirve un sistema de información contable.